Wat is Cloud Backup en waarom is dit zo belangrijk?

Of jouw bedrijf of organisatie nu afhankelijk is van G-Suite, Office 365, Salesforce of andere platforms, de cloud helpt ons om verbinding te maken met het netwerk en samen te kunnen werken. Ongeacht je locatie.

Maar alleen maar om het feit dat je je gegevens in de cloud opslaat, wil nog niet zeggen dat je er ook volledige controle over hebt.

Wat als één van je werknemers bijvoorbeeld…

• Per ongeluk alle e-mails uit hun Google-account verwijdert.
• Een app van derden download en alle Salesforce gegevens overschrijft.
• Het account van een voormalig werknemer wist zonder deze eerst te archiveren.
• Per ongeluk een virus download wat zich naar alle lokale computers verspreidt.

Hoelang zou het duren voordat deze gegevens weer hersteld zijn? En wat zouden dan de gevolgen zijn voor de continuïteit van de bedrijfsprocessen? En hoeveel gaat je dat dan (direct en indirect) kosten?

Veel SaaS-providers brengen hoge kosten in rekening om gegevens te herstellen, en soms bieden ze deze service zelfs helemaal niet aan. Dat betekent concreet dat bedrijven naar andere oplossingen moeten zoeken om hun gegevens te beschermen tegen opzettelijk of per ongeluk beschadigen of verwijderen.

Een cloud back-up is er om deze problematiek efficiënt en snel op telossen.

Wat is Cloud Backup?

Een Cloud backup stelt je bedrijf in staat om een kopie van je gegevens naar een andere locatie te sturen, in veel gevallen een andere cloud. Op deze manier kun je, als er problemen zijn, je gegevens herstellen. Ook kun je je beter weren als er een IT-noodtoestand is: Je hebt in ieder geval ergens een back-up staan.

Naast bescherming tegen gegevensverlies of virussen, moeten veel bedrijven en organisaties Cloud gegevens verplicht beveiligen om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen, industriële normen of -voorschriften. Wordt dit niet gedaan, dan kunnen er hoge boetes volgen.

Er zijn een aantal mogelijkheden voor een Cloud Backup:

Public Cloud Backup

Rechtstreeks een backup maken naar een public cloud zoals Amazon Azure of Amazon Simple Storage Service (S3) heeft over het algemeen lagere kosten dan andere backup opties. Maar hier zitten wel een paar haken en ogen aan, waardoor het risico groter is:

• Responstijd van de technische ondersteuning is heel erg lang, of bestaat helemaal niet.
• Het herstellen van gegevens kan lang duren, is inefficiënt en kan dus gepaard gaan met fouten.
• De servers zijn gedeelde servers, waardoor isolatie van gevoelige gegevens in gevaar kan komen.
• Mogelijke problemen doordat deze services vaak niet voldoen aan Europese normen.

Bovendien, als je een vast bedrag betaald voor een bepaalde hoeveelheid data, dan kan het terugzetten (heel) erg duur worden.

Local Cloud Backup

Grote organisaties en bedrijven met even grote budgetten en een reeds bestaande infrastructuur kunnen een lokale cloud backup overwegen. In deze configuratie worden de gegevens achter de eigen Firewall beschermd tegen aanvallen van buitenaf en heb je de volledige controle hierover.

Maar uiteindelijk zal dit duurder uitpakken, omdat je nog steeds moet betalen voor:

• Hosting
• Servers
• Infrastructuur
• Beveiliging

Voor prijsbewuste bedrijven is de private cloud waarschijnlijk geen optie.

Omdat ze zich heel bewust zijn van het feit dat databeheer, onderhoud en risico’s hun eigen verantwoordelijkheid zijn, kiezen de meeste bedrijven ervoor om zich te richten op hun kernactiviteiten, en niet op het lokaal beheren van een Private Cloud.

Disk-to-disk of disk-to-cloud backup, of een combinatie hiervan

Dit type backup houdt in dat van sommige gegevens een backup gemaakt wordt en lokaal opgeslagen wordt, meestal in een fysieke vorm zoals een harde schijf. Van andere gegevens wordt een cloud backup gemaakt. Een combinatie van. Deze twee is natuurlijk ook mogelijk, bijvoorbeeld van de fysieke backup wordt een reserve kopie in de cloud gemaakt.

De verhoogde bescherming tegen gegevensverlies is erg aantrekkelijk met een hybride benadering, maar de vele risico’s overschaduwen dit ene grote voordeel:

• De Hybride aanpak kan je bedrijf blootstellen aan een hoger risico op datalekken en diefstal omdat er fysieke kopieën op je bedrijf aanwezig zijn.
• Backup apparaten op locatie hebben voldoende capaciteit nodig o m de volledige back-ups en de incrementele back-ups op te slaan. Een andere optie is om fysieke back-ups naar een andere locatie te brengen, maar het transport brengt ook risico’s met zich mee.
• Problemen bij het beheren van de infrastructuur van lokale back-ups kunnen leiden tot gegevensverlies.

Als een hybride back-up systeem niet goed wordt beheerd en gedocumenteerd, kan het erg lastig zijn om bepaalde gegevens terug te vinden op de momenten dat je (bijvoorbeeld in een noodsituatie) die betreffende gegevens beslist nodig hebt.

Hosted Private Cloud Backup

Een andere optie is een private backup cloud, gehost door een derde partij.

Deze specifieke optie is in de loop van de jaren steeds populairder geworden, want voor bedrijven die met veel SaaS-gegevens werken biedt een Private Cloud Backup veelzijdigheid en veiligheid, wat de lokale backup niet in die mate kan bieden.

Een Private Cloud van een derde party biedt de bescherming van een lokale private cloud, zonder de extreem hoge kosten van onderhoud, beveiliging en infrastructuur.

Andere voordelen van een Hosted Private Cloud:

• Voldoet aan alle normen die door de overheid en/of de branche gesteld worden.
• Mogelijkheden voor encryptie.
• Kan het back-up proces volledig automatiseren, tot meerdere keren per dag.
• Voert regelmatig testen om kwetsbaarheden te detecteren.
• Verlaagd de kosten van uitgaand gegevensverkeer.

De eenvoud van een Private Cloud van een derde partij maakt het voor jouw bedrijf gemakkelijk om snel gegevens te herstellen tegen vooraf vastgestelde kosten. Dus geen financiële verrassingen meer!

Wat is dus de beste optie voor Cloud Backup?

De beste optie verschilt van bedrijf tot bedrijf, maar de nadruk moet altijd liggen bij veiligheid en gegevensherstel.

Het is in het algemeen belangrijk om de volgende punten goed te overwegen:

• Backup frequentie. De meest betrouwbare oplossing voor cloud backup moet meerdere keren per dag een (incrementele) backup maken.
• De efficiëntie van de backup. Hoe snel kun je je gegevens weer herstellen?
• De prijsstructuur. Een prijsstelling per gebruiker betekent dat er geen extra kosten zijn voor opslag of gegevensherstel. Hiermee vermijd je hoge kosten voor uitgaand dataverkeer.
• Technische ondersteuning. Zodra er een noodsituatie is, heb je vaak een helpende hand nodig. Het is belangrijk dat de technische ondersteuning kundig is, en uiteraard snel bereikbaar.

Bovendien is het erg belangrijk om een kant en klaar plan voor gegevensherstel voor te bereiden. Hoe meer details in dit plan, hoe korter het duurt voordat je weer aan de slag kunt na een noodsituatie.