augustus 14, 2022
Back Up Office 365 mailbox: Hoe doe je dat?
Alle bedrijven, instellingen, organisaties en zelfs particulieren zijn in deze tijd van automatisering heel sterk afhankelijk van e-mail als onderdeel. Van hun workflow en communicatie. Over de hele wereld gebruiken meer dan 3,9 miljard mensen e-mail. Voor wat betreft de zakelijke gebruikers van e-mail zijn Gmail en Outlook 365 de grootste providers.
E-mail is inmiddels zo ingeburgerd, dat veel mensen (zonder hierbij bewust na te denken) van alles delen via e-mail, ook gevoelige informatie! Zonder een goede beveiliging, een back-up plan en een herstelplan kan het verlies van e-mails de continuïteit en de algehele reputatie van het bedrijf of organisatie in gevaar brengen. Om maar niet te spreken van een slechte beveiliging waardoor hackers relatief eenvoudig toegang kunnen krijgen tot allerlei soorten bedrijfsgevoelige informatie.
Een Back Up Office 365?
Hoewel Microsoft je e-mails tot op zekere hoogte voor je. Bewaart, wordt er (in tegenstelling tot wat vaak wordt aangenomen) beslist géén back up van gemaakt. Microsoft werkt op basis van een model met gedeelde verantwoordelijkheid.
Microsoft is verantwoordelijk voor:
- Beveiliging van het datacentrum - zowel fysiek als netwerk-gerelateerd.
- Gegevensopslag en redundantie
- Uptime-garantie en privacy bescherming - Het credo van Microsoft: “If we can’t protect the people, we don’t deserve their trust”
- Bescherming tegen bijvoorbeeld hardware storingen, software storingen, natuurrampen, stroomuitval, fouten in besturingssystemen etc. etc.
Maar als de e-mails per ongeluk of kwaadwillig worden verwijderd, is dat echter de verantwoordelijkheid van de eindgebruiker. Microsoft biedt géén back-up service, alleen maar de optie om je mails te archiveren.
Recovery en Back Up Office 365 is wél mogelijk met Datto SaaS Protection. Vraag snel een demo aan!
Archiveren / Back Up Office 365 mailbox
Zoals gezegd, een back-up gaat Microsoft niet voor je maken. Je kunt wel je e-mails heel gemakkelijk archiveren, wat uiteindelijk ook dienst kan doen als een basale back-up. Dit doe je als volgt:
- Selecteer File > Open & Export > Import/Export
- Selecteer Export to a file, en daarna Next
- Selecteer Outlook Data File (.pst), en daarna Next
- Selecteer de mailfolder die je wilt archiveren en klik op Next
- Kies een locatie en naam voor je back-up, en selecteer dan Finish
- Eventueel kun je het gemaakte .pst bestand beveiligen met een wachtwoord.
- Klik op OK
Automatisch archiveren van e-mail in Microsoft 365
Je hebt altijd en overal de beschikking over de gearchiveerde e-mails. Je kunt deze vinden in
C:\Users\YourUserName\Documents\Outlook Files\archive.pst
Als je lokaal een back-up wilt maken, kun je oudere items automatisch verplaatsen of zelfs verwijderen met AutoArchive of ze exporteren naar een .pst bestand.
Beperkingen van het archiveren van Microsoft 365 mailbox
Hoewel deze optie van archiveren handig kan zijn, is dit beslist geen optimale oplossing voor het maken van back-ups. Het heeft beslist grote beperkingen.
Weinig mensen zijn zich hiervan bewust, maar de grootste beperking van het archiveren van Office 365 is de zogenaamde ‘aging-period’. Als bepaalde items ouder zijn dan de vastgestelde aging-period, wordt het automatisch verwijderd uit Office 365.
Dit werkt als volgt:
- 6 maanden: Postvak IN, concepten, Agenda, Taken, Notities
- 2 maanden: Verwijderde items
- 3 maanden: Outbox
Mocht je dus een mailtje zoeken wat je twee jaar geleden ontvangen hebt, dan zoek je tevergeefs. Inmiddels zijn deze mails door Microsoft 365 verwijderd.
Voor bedrijven die op zoek zijn naar een uitgebreid en consistent back-up systeem, is dit verre van een ideale situatie.
Toch is het mogelijk om op een correcte manier back-ups te maken.
Back Up Office 365 met Datto SaaS Protection
Met behulp van een SaaS back-up oplossing, zoals Datto SaaS Protection voor Microsoft 365, kunt u ervoor zorgen dat e-mails en accounts behouden blijven, wat er ook gebeurt. Datto SaaS biedt geautomatiseerde, routinematige back-ups naar onze Datto Cloud. Op deze manier heb je altijd toegang tot je gegevens. Ook die van twee jaar terug!
