So sichern Sie Microsoft Office 365-E-Mails

Unternehmen sind als Teil ihres Arbeitsablaufs und ihrer Kommunikation auf E-Mails angewiesen. Weltweit nutzen über 3,9 Milliarden Menschen E-Mails, wobei Gmail und Outlook 365 die Liste der Geschäftskonten anführen.

Beim regelmäßigen Versand wichtiger Daten und Informationen denken die meisten Mitarbeiter nicht einmal über den Wert der Informationen nach. Ohne einen geeigneten Sicherungs- oder Wiederherstellungsplan, gefährdet der Verlust von E-Mails (versehentlich oder nicht) die Daten, die Compliance und den allgemeinen Ruf eines Unternehmens.

E-Mails auf Microsoft 365 sichern

Während Microsoft 365 Ihre E-Mails bis zu einem gewissen Grad aufbewahrt, sichert es sie nicht wirklich für Sie. Es arbeitet nach einem Modell der geteilten Verantwortung, was bedeutet, dass sich der Dienst in den folgenden Szenarien mit Ihnen abstimmen wird:

• Rechenzentrumssicherheit – sowohl physisch als auch netzwerkbasiert
• Datenspeicherung, Replikation und Redundanz
• Betriebszeitgarantien und Datenschutzkontrollen sind die Grundprinzipien des Microsoft-Sicherheitsansatzes. („wenn wir die Menschen nicht schützen können, verdienen wir ihr Vertrauen nicht“)
• Schutz vor Großereignissen, die ihre Rechenzentren betreffen, wie Hardware- oder Softwareausfälle, Naturkatastrophen, Stromausfälle, Betriebssystemfehler usw.

Bei E-Mail-Daten liegt das versehentliche oder böswillige Löschen jedoch in der Verantwortung der Endbenutzer. Und anstelle eines echten Microsoft 365-Sicherungsdienstes, bietet Microsoft nur Archivierungsfunktionen. Mit Datto SaaS Protection können Sie jedoch eine Backup- und Recovery-Lösung bereitstellen.

So archivieren Sie E-Mails manuell in Microsoft 365

Sie können Ihre E-Mails mit diesen Schritten archivieren:

1. Wählen Sie Datei > Öffnen und exportieren > Importieren/Exportieren.
2. Wählen Sie In eine Datei exportieren und anschließend weiter aus.
3. Wählen Sie Outlook-Datendatei (.pst) und klicken Sie auf Weiter.
4. Wählen Sie den E-Mail-Ordner aus, den Sie sichern möchten, und wählen Sie weiter.
5. Wählen Sie einen Speicherort und einen Namen für Ihre Sicherungsdatei aus und wählen Sie dann Fertig stellen aus.
6. Wenn Sie den Zugriff auf Ihre Dateien schützen möchten, erstellen und bestätigen Sie ein Passwort und wählen Sie dann Ok.

Sie können auch benutzerdefinierte Archiveinstellungen basierend auf Ihren Anforderungen einrichten.

AutoArchivierung in Microsoft 365

Sie können jederzeit und überall auf die archivierten E-Mails zugreifen. AutoArchivierungsdateien finden Sie unter: C:\Benutzer\IhrBenutzername\Dokumente\Outlook-Dateien\archive.pst. Wenn Sie Elemente lokal auf Ihrem Computer sichern möchten, können Sie ältere Elemente mit AutoArchive automatisch verschieben oder löschen, oder sie in eine .pst-Datei exportieren.

Einschränkungen bei der Archivierung in Microsoft 365

Obwohl diese Optionen hilfreich sind, hat die Sicherung mit Microsoft 365 ihre Einschränkungen – und ist möglicherweise nicht die optimale Lösung für die Datensicherung. Der größte Nachteil der Archivierungsfunktionen von Microsoft 365 betrifft die Alterungszeiten für Elemente. Sobald ein Element das Ende seiner Alterungszeit erreicht, wird es automatisch aus Microsoft 365 gelöscht. Für Unternehmen, die nach einem umfassenden, konsistenten Sicherungssystem suchen, ist dies möglicherweise nicht ideal.

Die Alterungsdauer für verschiedene Elemente ist wie folgt:

Die Archivierungsoptionen von Microsoft 365 haben einige erhebliche Nachteile, jedoch gibt es immer noch Möglichkeiten, Ihre Daten zu schützen. Während also Microsoft 365 Daten für einen begrenzten Zeitraum archiviert und aufbewahrt, kann die Sicherung Ihrer Daten mit einem Clouddienst sicherstellen, dass Ihre Daten sicher und geschützt bleiben.

Sichern von Microsoft 365 mit Datto SaaS Protection

Mit einer SaaS-Backup-Lösung wie Datto SaaS Protection für Microsoft 365 können Sie sicherstellen, dass Ihre Daten und Konten in jedem Fall erhalten bleiben. Datto SaaS Protection bietet automatisierte und routinemäßige Backups in unsere Datto Cloud, wo Sie von überall auf Ihre Daten zugreifen können.

Suchen Sie nach mehr Schutz für Ihre E-Mails? Sehen Sie, wie Datto helfen kann.